今回は、「上司との対話」について考えていきます。今も昔もサラリーマンの酒の肴は「上司の悪口」です。たしかに、「やっかいな上司」はたくさんいますからね。とはいえ、上司を悪者にするだけでは何も解決しません。そこで今回は、「受け身にならず、積極的に上司を動かす」というイメージで、上司との対話について考察してみたいと思います。
「聞くこと」で上司を使いこなす
常識からすると、「上司が部下を使いこなす」ですよね。でも、私がこれまでお会いしてきた「仕事ができる人」たちは、例外なく上司をうまく使いこなしていました。もちろん、使いこなすと言っても、上司に指示・命令するわけではありませんよ。自分の仕事にうまく上司を巻き込んで協力してもらうのが上手なのです。
この「うまく巻き込んで協力してもらう」のに大切なのが「聞くこと」です。特に、「相談すること」が有効です。デール・カーネギーは「人を動かす」の中で、「人は、『他人に言われたこと』ではなく、『自分で言ったこと』をやろうとする」と述べています。これは古今東西を問わず「人を動かすコツ」です。うまく相談することで、上司からアドバイスをもらうだけでなく、「それなら、こうしてあげよう」と言って協力してもらえるようになります。
一般に、上司のほうが部下よりも知識・経験・人脈が豊富なものです。それらをうまく頼ることで、自分の能力以上の仕事もこなせるようになります。いわゆる「レバレッジをきかせる」ことができるわけですね。ぜひ、上司を使いこなせるようになって、より大きな仕事にチャレンジできるようになってください。
「報告・連絡・相談」ではなく「相談・連絡・報告」
よく、「きちんとホウレンソウをしよう！」と言われます。これ、語呂合わせで「報告・連絡・相談」になっていますが、優先順位としては「相談・連絡・報告」であるべきです。これからは、「何かあったら上司に報告する」のではなく、「何かあったら上司に相談する」ことを意識してください。
報告って、物事の全体が見渡せて結論がハッキリしないうちは難しいものです。何かトラブルの予兆がある時に、「全体が見渡せて結論がハッキリする」まで待っていたら手遅れになりますよね（苦笑）。このような時は、早いうちに「おかしな動きがあるのですが・・・」と上司に相談するべきです。そうすれば、悩みや心配事を一人で抱えておく必要もなくなります。相談することは、精神衛生上においても大切です。
逆に、上司のほうも、何かあったら部下がきちんと相談してくれると安心します。思いもよらないトラブルが、突然発生するような事態が回避できますからね。また、うまく相談してくれる部下は可愛いものです。「相談上手な部下」になることは、自分だけでなく上司にとってもよいことなのです。
もうお気づきだと思いますが、相談・連絡・報告のうち、相談だけが「聞くこと」です。あとの二つは「伝えること」です。やはり、上司との関係においても「伝えること」ばかり考えないで、「聞くこと」も積極的に行うようにしましょう。
よくある間違い「問題を明確にしてから相談する」
では、実際にどのように相談すればよいでしょうか。よくある間違いに「相談する時は、まず問題を明確にしてから」というものがあります。これ、とても大きな間違いですから、よく覚えておいてください。問題というものは、それが明確になった時点で半ば解決しているものです。問題を明確にすることにこだわっていると、相談するタイミングを失してしまう危険があります。
column20の「顧客との対話」の時に、「課題とは、現在の状況と望ましい状態との間にあるギャップ。これを乗り越えたら、望ましい状態になるであろうと思われることを言う」とお話ししました。上司に相談する時も同じように考えてください。「現在の状況」と「望ましい状態」だけ明確にすればよいのです。「××のような状況なのですが、これを○○のような状態にしたいと思います。アドバイスをいただけませんか？」と聞けばよいわけですね。こう聞かれれば、上司としては「それには、こういう問題があるのではないか」と両者の間にあるギャップを指摘することができます。
人間は、自分で問題を見つけると、ついつい解決したくなります。すなわち、上司に問題を見つけさせることで、その解決まで協力してもらえる可能性が高まります。これが、問題を明確にしないで相談することの、もう一つのメリットです。
また、「××のような状況なのですが、どうすればよいでしょうか？」という聞き方をする人がいます。これだと、「望ましい状態」が抜けていますよね。「どうしたいのか」という意思や方向性がまるで感じられません。考えることを放棄して、丸投げしているようなものです。上司からすると「そんなの、お前が考えろ！」と突き放してしまいたくなります。
答えを聞かず、ヒントを聞く
相談する時は、「答えを聞かず、ヒントを聞く」ようにしましょう。別に難しいことではありません。「どうすればよいでしょうか？」ではなく、「アドバイスをいただけますか？」という聞き方をすればよいだけです。「アドバイスがほしい」と言われると、参考になる話をすればよい感じがするので、上司としては気持ちがラクになります。とはいえ、実際にアドバイスを始めると、ついつい熱心に話してしまうものです。最終的には、期待していた以上にたくさんの情報を聞き出すことができるはずです。
たとえば、セールスパーソンがある企業と取引をしたいけど、うまくいかず攻めあぐねていたとします。このような時には、「○○社と新規取引をしたいと考えていて、担当者にアプローチしている。しかし、競合先がガッチリと入りこんでいて、先方担当者が当社の商品をなかなか検討しようとしてくれない。アドバイスをいただけますか？」などと相談してみましょう。
こう聞かれれば、上司としては、１）先方担当者に検討してもらうように促す方法。 ２）その担当者を見限って、違った方向から攻めてみる方法。 などについてアドバイスすることでしょう。また、「競合先がガッチリと入り込んでいるから、当社の商品を検討しようとしない」という状況認識にも疑問を示すかもしれません。さらに、もし対象企業に知り合いがいたとすれば、紹介してくれるかもしれません。いずれにせよ、問題点を指摘すると共に、その解決まで協力してくれることと思います。
なお、上司からアドバイスをもらう時は、必ずメモをとりましょう。相談の回答で出てくる発言は、その時に思いついたことを話しているので、まとまっていないことが多いものです。そのため、聞いた時はわかったような感じがするものの、後になって文脈を忘れてしまうと「あれ？ なんだったっけ？」ということになりがちです。ですから、必ずメモをとって、ポイントを整理しておくようにしましょう。
上司の能力を称える。存在を称える
上司に相談したことに動きがあれば、必ず連絡・報告をしましょう。うまく解決できた時は、感謝を伝えるだけでなく、上司を称えるようにしましょう。その時に、称えるべきポイントが二つあります。一つは、上司の能力を称えること。もう一つは、上司の存在を称えることです。
たとえば、上司が指摘した内容が的確であった場合は、「おっしゃる通りでした」などの言葉を使います。これは、上司の能力を称えることになります。一方で、長く苦しいプロジェクトなどでメンタルな相談にのってくれた場合には、「おかげで助かりました」などの言葉を使います。これは、上司の存在を称えることになります。
上司としては、自分の能力・存在ともに称えられれば嬉しいものです。人にもよりますが、男性の上司は能力を、女性の上司は存在を称えられると喜ぶ傾向があると言われています。これは、父性と母性で考えるとわかりやすいかもしれませんね。「あなたはすごい」と言われるとお父さんは頑張ります。「あなたがいてくれるから」と言われると、お母さんは頑張れます。
念のため申し上げますが、これはあくまでも傾向であり、すべての男性・女性がそうだと言っているわけではありません。また、「上司は親のようなもの」という古臭い関係式を持ち出そうとしているわけでもありません。どうぞ、誤解のなきようにお願いします。
昔話・自慢話は、逃げないで積極的に聞こう
ここからは、「相談」にかかわらず、上司との対話について考えていきます。上司の昔話や自慢話をどう聞くかは、部下にとって悩ましい問題です。以前にも書いたように、押し黙って聞いてしまうと、上司は好き勝手に話し散らかしてしまいます。できるだけ、興味をもって反応を示しながら聞いていきましょう。上司をライフストーリー・インタビューの練習台にするつもりで聞いてみるのもお勧めです。そうすれば、インタビュースキルが身につくだけでなく、上司の人生経験を共有することができます。
私自身も、数多くの上司に仕えてきましたが、彼らの昔話や自慢話を積極的に聞くようにしていました。上司としても、自分の話をきちんと聞いてくれる部下は可愛いものです。別にお酒に付き合ったり無理に取り入ったりしなくても、上司の話をきちんと聞くようにするだけで、関係を良好にすることができるわけです。ものは考えようですね。
視点取得を意識してみる
もう一つ、上司と対話する時には「視点取得」も意識してみてください。上司の生きてきた時代背景からすると、現在の状況をどう認識しているのか。そして、上司が置かれた立場になってみると、どういう風景が見えているのか。そんなことを意識してみましょう。
特に、上司が置かれた立場を理解するのにお勧めなのは、実際に上司の席に座ってみることです。休日出勤をした時など、チャンスがあれば試してみてください。「上司の席から見ると、自分たちはこのように見えているのか」という、新たな気付きが得られることと思います。これは、自分が上司になる時に向けての予行演習にもなります。
また、一人の人間としての上司に興味をもつことも大切です。出身、経験・経歴、家族関係、趣味・嗜好、そしていわゆる出世レースの状況など、上司に関する様々な面に興味・関心をもつことで、より視点取得が容易になります。
指示・命令・指導の背景を考えてみる
ある程度、上司の視点がわかってきたら、上司が出す指示・命令・指導の背景を考えてみましょう。指示・命令・指導の背景がわかるようになると、自分自身が動きやすくなります。また、上司としても、細かいことを言わなくて済むようになるのでラクになります。
背景って、直接聞くのは難しいものです。上司からすると、指示・命令・指導を下した時に、部下から「その背景を教えてください」と言われたら、「うるさい。黙ってやれ！」と言いたくなります。ですから、常日頃から視点取得を意識して上司の話を聞き、指示・命令・指導の背景を考えるようにするのが得策です。
ちなみに、秀吉は信長に仕えていたころ、「上様だったら、どう考えるか」ということをいつも想像して先回りして動いていたそうです。まさに信長の視点を取得しようとしていたわけですね。「そろそろ自分に指示が下るだろう」というタイミングであらかじめ登城し、信長が「猿を呼べ」と言った途端にツツッと床を滑るようにやってきて平伏する。そして、「例の件だが」と言うだけで「承知しました」と答える。他の荒くれ者の武将たちは、こうした動き方を「おべっか」と見下していましたが、信長の視点を取得することは天下取りに向けてのよい訓練になったことでしょう。
今回も、最後までお付き合いいただき有難う御座いました。次回は、「立場が対立する相手」との対話について考えてみます。誰でも、クレーム客や交渉相手の話を聞くのは気が重いものです。だからといって、話を聞かずに、ひたすら謝るだけだったり、要求を押し付けるだけだったりでは、まとまる話もまとまりません。そこで次回は、クレームや交渉時にどのように話を聞いていけばよいのかを考察します。